TẠI SAO HÀNG NHẸ CÂN NHƯNG CƯỚC VẬN CHUYỂN VẪN ĐẮT?

Nhiều chủ shop và doanh nghiệp nhập khẩu thường thắc mắc: “Hàng của tôi chỉ nặng vài kilogram, tại sao chi phí vận chuyển vẫn cao?” Thực tế, trọng lượng cân thực tế không phải là yếu tố duy nhất quyết định giá cước. Trong nhiều trường hợp, một kiện hàng rất nhẹ nhưng có kích thước lớn, khó xếp kho hoặc cần quy trình xử lý đặc biệt vẫn có thể phát sinh chi phí vận chuyển cao. Để dự toán chính xác ngân sách nhập hàng, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách đơn vị vận chuyển tính cước, sự khác nhau giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi, cũng như những khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam.

Cước vận chuyển không chỉ được tính theo số kilogram thực tế

Khi gửi hàng, nhiều khách hàng chỉ quan tâm đến con số hiển thị trên cân. Tuy nhiên, các đơn vị vận chuyển còn phải tính toán diện tích mà kiện hàng chiếm dụng trên xe, trong kho và trong container. Ví dụ, một thùng gối bông, thú nhồi bông, hộp nhựa hoặc đồ trang trí có thể chỉ nặng vài kilogram nhưng lại chiếm diện tích tương đương nhiều kiện hàng nhỏ khác. Nếu chỉ tính theo cân nặng thực tế, phương tiện vận chuyển sẽ nhanh hết không gian nhưng chưa đạt tải trọng tối đa, khiến đơn vị vận chuyển không thể tối ưu chi phí khai thác.

Vì vậy, hàng hóa thường được so sánh giữa hai chỉ số:

• Trọng lượng thực tế của kiện hàng.
• Trọng lượng quy đổi theo kích thước hoặc thể tích.
• Mức cước có thể được tính dựa trên chỉ số cao hơn, tùy theo quy định của từng tuyến vận chuyển và từng đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến nhiều loại hàng nhẹ cân nhưng cước vận chuyển vẫn đắt.

Trọng lượng quy đổi là gì?

Trọng lượng quy đổi, còn được gọi là trọng lượng thể tích, là chỉ số phản ánh không gian mà kiện hàng chiếm dụng trong quá trình vận chuyển. Chỉ số này thường được tính dựa trên chiều dài, chiều rộng và chiều cao của kiện hàng. Công thức và hệ số quy đổi có thể khác nhau tùy theo phương thức vận chuyển, loại phương tiện và chính sách của từng đơn vị. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là kiện hàng càng cồng kềnh thì trọng lượng quy đổi càng cao.

Chẳng hạn, hai kiện hàng đều nặng 10kg nhưng có kích thước hoàn toàn khác nhau:

• Kiện thứ nhất là phụ kiện kim loại, được đóng trong thùng nhỏ và chắc chắn.
• Kiện thứ hai là chăn, gối hoặc sản phẩm nhựa, được đóng trong thùng lớn.
• Dù cùng trọng lượng thực tế, kiện thứ hai chiếm nhiều diện tích hơn trên xe và trong kho. Vì vậy, chi phí vận chuyển của kiện hàng này có thể cao hơn đáng kể.
• Doanh nghiệp nhập các mặt hàng như đồ gia dụng, đồ chơi, thú bông, bao bì, hộp giấy, nội thất lắp ráp, sản phẩm nhựa hoặc hàng quảng cáo cần đặc biệt lưu ý đến trọng lượng quy đổi.
• Bao bì quá lớn làm tăng chi phí vận chuyển

Một nguyên nhân khác khiến hàng nhẹ nhưng cước cao là cách nhà cung cấp đóng gói chưa tối ưu. Nhiều xưởng sản xuất sử dụng thùng carton có kích thước lớn hơn nhiều so với sản phẩm bên trong. Khoảng trống trong thùng được chèn thêm xốp, giấy hoặc túi khí để bảo vệ hàng hóa. Cách đóng gói này có thể giúp sản phẩm hạn chế va đập, nhưng đồng thời làm tăng thể tích kiện hàng. Trong một số trường hợp, một sản phẩm nhỏ được đóng riêng trong một thùng lớn thay vì ghép chung với các sản phẩm khác. Khi số lượng kiện tăng lên, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm chi phí kiểm đếm, bốc xếp, lưu kho và vận chuyển.

Trước khi đặt hàng số lượng lớn, doanh nghiệp nên trao đổi với nhà cung cấp về phương án đóng gói. Có thể yêu cầu xưởng:

• Lựa chọn thùng có kích thước phù hợp với sản phẩm.
• Hạn chế khoảng trống không cần thiết.
• Ghép các sản phẩm nhỏ vào cùng một kiện.
• Tháo rời những bộ phận có thể lắp ráp lại.
• Hút chân không đối với quần áo, chăn, gối hoặc hàng vải.
• Sử dụng vật liệu bảo vệ vừa đủ, không đóng gói quá mức.

Việc tối ưu bao bì ngay từ kho Trung Quốc có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thể tích và chi phí vận chuyển. Hàng khó xếp chồng thường có cước cao hơn. Không phải kiện hàng nào cũng có thể xếp chồng lên nhau một cách an toàn. Một số sản phẩm dễ vỡ, dễ móp, có hình dạng đặc biệt hoặc yêu cầu giữ đúng chiều vận chuyển sẽ làm giảm khả năng tận dụng không gian trên phương tiện.

Ví dụ, hàng có bề mặt cong, hàng dễ biến dạng, thiết bị điện tử, đồ trang trí, gương kính hoặc sản phẩm đóng trong bao bì không vuông vắn thường khó sắp xếp. Đơn vị vận chuyển phải dành nhiều khoảng trống hơn để hạn chế va chạm và bảo đảm an toàn cho hàng hóa. Mặc dù trọng lượng thực tế không lớn, kiện hàng vẫn có thể chiếm một phần đáng kể diện tích khoang xe. Do đó, giá cước không thể chỉ căn cứ vào số kilogram trên cân.

Chi phí vận chuyển còn phụ thuộc vào tính chất hàng hóa Ngoài cân nặng và kích thước, tính chất của mặt hàng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá cước. Một số loại hàng cần kiểm tra kỹ hồ sơ, khai báo chính xác thông tin hoặc áp dụng phương án đóng gói riêng. Hàng dễ vỡ có thể cần gia cố bằng khung gỗ. Máy móc và thiết bị có thể cần pallet để thuận tiện cho việc nâng hạ. Hàng có pin, nam châm, chất lỏng, mỹ phẩm hoặc linh kiện điện tử có thể phải tuân theo yêu cầu vận chuyển riêng.

Những yêu cầu này làm phát sinh thêm công việc trong quá trình tiếp nhận, phân loại, lưu kho, bốc xếp và vận chuyển. Vì vậy, dù kiện hàng nhẹ, tổng chi phí vẫn có thể cao hơn các mặt hàng thông thường. Doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm cho đơn vị logistics ngay từ đầu. Việc khai báo thiếu hoặc sai tính chất hàng hóa có thể dẫn đến điều chỉnh báo giá, chậm tiến độ hoặc phát sinh khó khăn khi làm thủ tục.

Số lượng hàng quá ít khiến đơn giá trên mỗi kilogram cao. Đối với những lô hàng nhỏ, chi phí cố định được phân bổ trên số lượng hàng ít nên đơn giá thường cao hơn. Dù chỉ vận chuyển một kiện hàng, đơn vị logistics vẫn phải thực hiện nhiều công đoạn như tiếp nhận hàng tại kho Trung Quốc, kiểm tra mã hàng, sắp xếp vị trí lưu kho, lập thông tin lô hàng, vận chuyển qua biên giới và giao hàng tại Việt Nam. Nếu lô hàng chỉ nặng vài kilogram, tổng chi phí chia trên mỗi kilogram sẽ cao hơn so với một lô hàng có số lượng lớn. Đây là lý do nhập thử một vài sản phẩm thường có đơn giá vận chuyển cao hơn khi nhập theo lô.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc gom nhiều đơn hàng, nhập theo kế hoạch định kỳ hoặc kết hợp nhiều sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp để tối ưu chi phí. Địa chỉ lấy hàng và giao hàng ảnh hưởng đến giá cước. Vị trí của nhà cung cấp tại Trung Quốc cũng là yếu tố cần xem xét. Nếu xưởng nằm xa kho nhận hàng, chi phí vận chuyển nội địa Trung Quốc có thể cao. Một số khu vực ít tuyến xe, hàng hóa khó lấy hoặc cần trung chuyển nhiều chặng cũng làm tổng chi phí tăng lên.

Tại Việt Nam, địa chỉ giao hàng xa kho, thuộc khu vực hạn chế xe tải hoặc cần giao tận nơi bằng phương tiện nhỏ có thể phát sinh thêm chi phí. Vì vậy, khi so sánh báo giá, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ giá cước đã bao gồm những chặng nào. Một báo giá thấp ban đầu chưa chắc là phương án tiết kiệm nếu chưa bao gồm phí lấy hàng, giao hàng, lưu kho hoặc các khoản xử lý khác.

Thời điểm vận chuyển có thể làm giá cước tăng. Giá vận chuyển có thể biến động theo nhu cầu thị trường, lịch nghỉ lễ, tình trạng phương tiện và năng lực thông quan. Vào những thời điểm cao điểm như trước Tết, các đợt bán hàng lớn hoặc mùa nhập hàng, số lượng hàng tại kho và nhu cầu vận chuyển thường tăng nhanh. Phương tiện, nhân sự và diện tích kho trở nên khan hiếm hơn, khiến chi phí vận hành tăng.

Nếu doanh nghiệp cần hàng về gấp, phải ưu tiên lịch xe hoặc lựa chọn phương án vận chuyển nhanh, giá cước cũng có thể cao hơn so với lịch vận chuyển thông thường. Lập kế hoạch nhập hàng sớm giúp doanh nghiệp chủ động thời gian, tránh tình trạng phải sử dụng dịch vụ gấp với chi phí cao.

Cách giảm chi phí đối với hàng nhẹ và cồng kềnh. Để tối ưu chi phí vận chuyển, doanh nghiệp không nên chỉ tìm đơn vị có giá cước thấp nhất. Quan trọng hơn là phải kiểm soát được kích thước kiện hàng, phương án đóng gói và toàn bộ chi phí của lô hàng. Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp kích thước thùng, số lượng kiện và trọng lượng dự kiến. Dựa trên các thông tin này, đơn vị logistics có thể ước tính trọng lượng quy đổi và tư vấn phương án vận chuyển phù hợp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên:

• Yêu cầu nhà cung cấp tối ưu bao bì.
• Gom đơn hàng để giảm chi phí trên mỗi kilogram.
• Hạn chế chia hàng thành quá nhiều kiện nhỏ.
• Lựa chọn lịch vận chuyển phù hợp, tránh yêu cầu giao quá gấp.
• Kiểm tra đầy đủ các khoản phí trước khi xác nhận.
• Chọn đơn vị có kho Trung Quốc và Việt Nam để thuận tiện kiểm soát lô hàng.
• Ưu tiên quy trình vận chuyển rõ ràng, có chứng từ và chính sách xử lý cụ thể.

Đại Phước Logistics hỗ trợ tối ưu chi phí vận chuyển như thế nào?

Đại Phước Logistics cung cấp giải pháp xuất nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam dành cho doanh nghiệp, chủ shop và đơn vị kinh doanh có nhu cầu nhập hàng thường xuyên.

Trước khi hàng được vận chuyển, đội ngũ tư vấn sẽ hỗ trợ kiểm tra thông tin mặt hàng, phương án đóng gói, kích thước kiện và nhu cầu giao nhận. Với những loại hàng nhẹ nhưng cồng kềnh, khách hàng được tư vấn cách tối ưu bao bì và lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp.

Quy trình vận chuyển được triển khai rõ ràng, bao gồm hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu, khai báo hải quan, hóa đơn VAT và chứng từ phục vụ hoạt động hạch toán của doanh nghiệp. Hệ thống kho tại Trung Quốc và Việt Nam giúp việc tiếp nhận, lưu trữ và theo dõi hàng hóa thuận tiện hơn. Khách hàng có thể kiểm soát tiến độ lô hàng theo từng chặng, hạn chế tình trạng không xác định được hàng đang ở đâu hoặc khi nào dự kiến về kho.

Hàng nhẹ cân nhưng cước vận chuyển vẫn đắt không nhất thiết là do đơn vị vận chuyển tính giá bất hợp lý. Nguyên nhân có thể đến từ trọng lượng quy đổi, kích thước kiện hàng, cách đóng gói, tính chất sản phẩm, địa điểm lấy hàng, số lượng hàng hoặc thời điểm vận chuyển. Doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể cả trọng lượng thực tế và thể tích hàng hóa trước khi nhập hàng. Việc lựa chọn phương án đóng gói phù hợp, gom đơn khoa học và làm việc với một đơn vị logistics có quy trình minh bạch sẽ giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Đại Phước Logistics đồng hành cùng khách hàng từ bước kiểm tra mặt hàng, tư vấn phương án vận chuyển đến khi hàng được giao thành công tại Việt Nam. Một kế hoạch vận chuyển được chuẩn bị kỹ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo đảm tiến độ nhập hàng và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

_________________________

CÔNG TY TNHH KD & XNK ĐẠI PHƯỚC
Trụ Sở: 79 Ngọc Hồi, Phường Yên Sở, Hà Nội
Website: daiphuoclogistics.com
Email: daiphuoclogistics@gmail.com
Hotline: 0908.712.568