Xu hướng doanh nghiệp chuyển từ nhập tiểu ngạch sang chính ngạch

Chuyển từ tiểu ngạch sang chính ngạch là hướng đi đáng cân nhắc khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô nhập hàng và xây dựng nguồn cung lâu dài. Bên cạnh giá mua và cước vận chuyển, khả năng kiểm soát chứng từ, dự kiến thời gian hàng về và quản lý chi phí cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

Với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, việc chuẩn hóa hoạt động nhập khẩu giúp tạo nền tảng cho kế hoạch phân phối, quản lý tồn kho và hợp tác với đối tác lớn. Vậy đâu là lợi ích của nhập khẩu chính ngạch và doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì trước khi chuyển đổi? Cùng Đại Phước Logistics tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hiểu đúng về việc chuyển từ tiểu ngạch sang chính ngạch
Trong giao dịch thực tế, cách gọi “tiểu ngạch” và “chính ngạch” đôi khi được sử dụng khá rộng. Doanh nghiệp cần làm rõ loại hình giao dịch, đơn vị đứng tên nhập khẩu, nghĩa vụ của các bên và bộ chứng từ được bàn giao, thay vì chỉ dựa vào tên gọi dịch vụ.
Với nhập khẩu thương mại, hồ sơ hải quan thường có tờ khai và hóa đơn thương mại; chứng từ vận tải áp dụng tùy phương thức. Giấy phép, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành và chứng từ xuất xứ được yêu cầu theo từng trường hợp. Do đó, không có một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi mặt hàng.[1]
Điểm cốt lõi khi chuyển đổi là tổ chức việc mua hàng, vận chuyển, khai báo và lưu hồ sơ thành một quy trình rõ ràng. Doanh nghiệp cần biết hàng được nhập theo phương án nào và nhận được những giấy tờ gì phục vụ hoạt động kinh doanh.

Vì sao doanh nghiệp cân nhắc nhập khẩu chính ngạch?

Chủ động hơn trong kế hoạch nguồn hàng
Khi lượng đơn tăng, một chuyến hàng chậm có thể ảnh hưởng đến lịch giao cho khách, kế hoạch quảng cáo và doanh thu của cả tháng. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi được từng mốc: nhà cung cấp hoàn tất hàng, bàn giao vận chuyển, xử lý thủ tục và giao về kho.

Chuẩn bị hồ sơ trước khi xuất hàng giúp phát hiện sớm thông tin thiếu hoặc không thống nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm việc xử lý bị động khi hàng đã đến cửa khẩu.
Nhập khẩu chính ngạch không bảo đảm mọi lô hàng đều thông quan nhanh. Tiến độ thực tế vẫn phụ thuộc vào mặt hàng, mức độ hoàn thiện hồ sơ, yêu cầu kiểm tra và tình hình vận chuyển. Lợi ích nằm ở khả năng chuẩn bị và theo dõi kế hoạch có cơ sở hơn.

Minh bạch chứng từ để quản lý kinh doanh
Khi chỉ tập trung vào việc nhận đủ hàng, doanh nghiệp dễ xem nhẹ việc đối chiếu chứng từ. Tuy nhiên, khi cần kiểm tra giá vốn, làm việc với kế toán hoặc giải trình một giao dịch, hồ sơ thiếu nhất quán sẽ gây nhiều khó khăn.
Một quy trình nhập hàng bài bản cần liên kết được thông tin nhà cung cấp, tên hàng, số lượng, giá trị giao dịch và chứng từ liên quan. Nhân sự mua hàng, kho và kế toán nhờ đó có cùng cơ sở để đối chiếu.
Doanh nghiệp cũng nên thống nhất từ đầu bên đứng tên nhập khẩu và danh mục hồ sơ được nhận. Không nên mặc định rằng mọi dịch vụ được gọi là “chính ngạch” đều bàn giao cùng một bộ chứng từ.

Tạo nền tảng mở rộng kênh phân phối
Khi tiếp cận đại lý, chuỗi cửa hàng hoặc đối tác mua số lượng lớn, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp thêm thông tin về nguồn hàng, chất lượng và khả năng giao hàng định kỳ.
Việc chuẩn hóa nhập khẩu giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ và xây dựng lịch cung ứng phù hợp. Đây là nền tảng hữu ích để làm việc với đối tác có quy trình mua hàng chặt chẽ.
Dù vậy, hàng nhập khẩu chính ngạch không tự động đáp ứng mọi điều kiện của một kênh bán. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra yêu cầu riêng của đối tác đối với sản phẩm, bao bì và hồ sơ.

Kiểm soát rủi ro từ khâu đặt hàng
Nhiều vấn đề có thể được phát hiện trước khi thanh toán: nhà cung cấp không cung cấp đủ thông tin, mô tả hàng không rõ, hoặc sản phẩm cần thủ tục riêng nhưng chưa được chuẩn bị.
Khi rà soát điều kiện nhập khẩu từ đầu, doanh nghiệp có thêm cơ sở quyết định nên mua, yêu cầu bổ sung hồ sơ hay đổi nhà cung cấp. Cách làm này giúp hạn chế tình trạng hàng đã xuất kho mới phát hiện thiếu giấy tờ.
Rủi ro không biến mất hoàn toàn, nhưng có thể được nhận diện sớm hơn và phân định trách nhiệm rõ hơn giữa các bên.

Nhập khẩu chính ngạch có làm tăng chi phí?

Không thể kết luận chỉ bằng cách so sánh giá vận chuyển theo kilogram hoặc mét khối. Doanh nghiệp nên đối chiếu tổng chi phí để đưa cùng một lô hàng về cùng địa điểm, với phạm vi dịch vụ tương đương.
Bảng dự toán cần làm rõ tiền hàng, vận chuyển, các khoản thuế áp dụng, phí xử lý thủ tục, kiểm tra chuyên ngành nếu có, lưu kho và giao nội địa. Đồng thời, cần xác định khoản nào đã nằm trong báo giá và khoản nào có thể phát sinh.
Ví dụ, một báo giá cước thấp chưa chắc có tổng chi phí thấp nếu chưa bao gồm giao về kho hoặc phí xử lý hồ sơ. Ngược lại, phương án có nhiều hạng mục được tách rõ sẽ giúp doanh nghiệp dễ tính giá vốn và chuẩn bị dòng tiền hơn.
Vì vậy, câu hỏi phù hợp là: “Tổng chi phí và trách nhiệm của từng bên đã được xác định đầy đủ chưa?”

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chuyển đổi?

Rà soát danh mục hàng dự kiến nhập
Doanh nghiệp nên lập danh sách gồm tên sản phẩm, hình ảnh, chất liệu, công dụng, thông số, số lượng và giá trị dự kiến. Thông tin càng cụ thể, việc kiểm tra chính sách mặt hàng và xây dựng phương án nhập khẩu càng thuận lợi.
Không nên đặt cọc chỉ dựa trên lời giới thiệu “hàng này nhập được”. Cần kiểm tra đúng sản phẩm thực tế, đặc biệt với những nhóm hàng có yêu cầu quản lý riêng.
Làm việc lại với nhà cung cấp
Trước khi chốt đơn, cần xác nhận khả năng cung cấp thông tin và chứng từ phục vụ giao dịch. Tên hàng, số lượng, đơn giá, quy cách đóng gói và tiến độ giao hàng nên được thống nhất rõ.
Nếu có thay đổi mẫu mã hoặc vật liệu so với đơn ban đầu, doanh nghiệp cần cập nhật cho bên phụ trách nhập khẩu trước khi hàng được gửi đi.

Làm rõ phương án và trách nhiệm nhập khẩu

Doanh nghiệp cần xác định mình trực tiếp nhập khẩu hay sử dụng một phương án dịch vụ khác phù hợp. Với mỗi phương án, phải làm rõ đơn vị đứng tên, bên thực hiện khai báo, bên thanh toán và hồ sơ được bàn giao.
Đây là bước cần trao đổi đồng thời với đơn vị logistics và người phụ trách kế toán để tránh vướng mắc khi hàng đã về.

Thống nhất báo giá và tiến độ dự kiến
Một báo giá hữu ích cần thể hiện phạm vi công việc, cách tính phí, điều kiện phát sinh và thời điểm thanh toán. Lịch trình cũng nên phân biệt thời gian dự kiến với cam kết cụ thể đã được các bên chấp thuận.
Doanh nghiệp nên có khoảng dự phòng phù hợp, nhất là với hàng phục vụ chương trình bán hàng theo mùa hoặc hợp đồng có hạn giao cố định.

Triển khai lô đầu và đánh giá trước khi tăng lượng
Có thể bắt đầu bằng một lô hàng phù hợp với năng lực tài chính để kiểm tra cách phối hợp. Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp đối chiếu chi phí thực tế, thời gian giao, tình trạng hàng và mức độ đầy đủ của hồ sơ.
Kết quả này giúp điều chỉnh quy trình trước khi tăng tần suất hoặc quy mô nhập hàng.

Lựa chọn đơn vị vận chuyển chính ngạch như thế nào?
Ngoài giá cước, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng giải thích phương án vận chuyển và phạm vi trách nhiệm. Một đối tác phù hợp cần trao đổi rõ về mặt hàng tiếp nhận, thông tin cần cung cấp, lịch trình dự kiến và cách xử lý phát sinh.

• Trước khi sử dụng dịch vụ, nên làm rõ:
• Ai là đầu mối cập nhật tình trạng lô hàng?
• Báo giá đã bao gồm những hạng mục nào?
• Hồ sơ nào được bàn giao và vào thời điểm nào?
• Trách nhiệm khi hàng thiếu, hư hỏng hoặc giao chậm được quy định ra sao?

Những nội dung này nên được thể hiện trong thỏa thuận dịch vụ để các bên có cơ sở phối hợp và đối chiếu.
Đại Phước Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc. Chuyển từ tiểu ngạch sang chính ngạch là bước chuẩn bị cho hoạt động nhập hàng có kế hoạch, kiểm soát được chi phí và phục vụ mục tiêu kinh doanh lâu dài.
Liên hệ Đại Phước Logistics để được tư vấn phương án vận chuyển chính ngạch phù hợp với nhu cầu nhập hàng của doanh nghiệp.
_________________________
CÔNG TY TNHH KD & XNK ĐẠI PHƯỚC
Trụ Sở: 79 Ngọc Hồi, Phường Yên Sở, Hà Nội
Website: daiphuoclogistics.com
Email: daiphuoclogistics@gmail.com
Hotline: 0908.712.568