Packing List – Yếu Tố Bắt Buộc Cần Có Trong Lĩnh Vực Vận Chuyển 

Packing List là điều kiện cần có để hàng hoá được thông quan. Lúc này, chủ doanh nghiệp cần đảm bảo chứng từ cần thiết. Bảng kê hàng hoá tạo nên thành phần quan trọng. Mời quý vị và các bạn đọc ngay bài viết dưới đây trong phần kiến thức XNK để hiểu rõ hơn về loại giấy tờ quan trọng này. 

Khái niệm Packing List là gì? 

Packing List còn có tên gọi khác là bảng kê khai hoặc phiếu chi tiết hàng hoá. Đây là một trong những thành phần không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Trong đó mô tả thông tin chi tiết, nội dung chính của lô hàng và không bao gồm giá trị lô hàng. 

Tại Việt Nam. dân ngành xuất nhập khẩu thường gọi đây là phiếu đóng gói. Suốt quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá, doanh nghiệp cần kê khai chính xác thông tin về loại hàng hoá cần xuất nhập khẩu. Không ai có thể cam kết nhớ hết được danh sách dài về mặt hàng. Doanh nghiệp cần có phiếu đóng gói hàng hoá để có thể liệt kê hàng hoá. Điều này nhằm mục đích đảm bảo đúng theo yêu cầu của quý khách. 

Nói cách khác, đây là loại giấy tờ, chứng từ quan trọng, cần được lưu trữ cẩn thận. Phiếu mang hiệu lực pháp lý khi xảy ra vụ việc không như mong muốn. 

Tổng hợp chức năng của Packing List 

Doanh nghiệp sẽ thấy rõ được vai trò của Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hoá: 

• Thực hiện việc khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn. 
• Hỗ trợ thanh toán trong trường hợp hàng hóa phải phù hợp theo mô tả trên chứng từ. Đây là thông tin bắt buộc phải khai báo hải quan. 
• Hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm. Tình huống xảy ra mất mát, bóp méo, hư hỏng hàng hóa. 
• Nếu không có Packing List – phiếu đóng gói, hải quan không được phép cho thông quan. 
• Chứng từ cần được ghi vào container. Khi mở có thể dựa vào danh sách nhằm kiểm tra lại hàng hoá, quy trình bảo quản như thế nào. 
• Hàng tới cảng nhập, cảng xuất hải quan sẽ dựa vào giấy tờ thông quan để kiểm tra xem doanh nghiệp đang thiếu hoặc thừa hàng. 
• Chuẩn bị trước các bản Packing List có đóng dấu, ký tên giao cho các bên liên quan như: hãng vận tải, hải quan, ngân hàng. 
• Tình huống chứng từ làm online qua mạng cần tùy chọn danh sách đóng gói thích hợp. Bởi bất cứ sai lầm nào trong danh sách đóng gói có thể gây ra tình trạng lấy hàng chậm trễ. 

Thông tin chi tiết trong Packing List 

Chứng từ trong Packing List có nhiều điểm chi tiết, rất nhiều người đang có sự nhầm lẫn. Dưới đây là nội dung chi tiết: 

• Tiêu đề: Logo, địa chỉ, hotline, thông tin cụ thể của công ty. 
• Seller: Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax doanh nghiệp người bán hàng. 
• Số và ngày đúng trong Packing List 
• Buyer: Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của phía công ty mua hàng/ nhập khẩu vào. 
• Ref no: Số tham chiếu, có thể là số đơn hàng hoặc ghi chút thêm về Notify Party. 
• Port of Destination: Cảng đến
• Port of Loading: Cảng bốc hàng 
• ETD: Ngày dự kiến chạy 
• Vessel Name: Tên và số chuyến 
• Quantity: Số lượng hàng hoá 
• Product: Mô tả hàng hoá. Mô tả chi tiết bao gồm tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…. 
• Packing: Số lượng thùng, kiện đóng gói hoặc hộp. 
• GWT: Trọng lượng tổng, trong đó có trọng lượng của hộp, dây buộc, thùng, túi nilon,… 
• NWT: Trọng lượng tịnh hàng hóa 
• Remark: Ghi chú thêm về loại hàng 
• Xác nhận của bên bán hàng, ký tên và có đóng dấu

Lưu ý những điều gì khi lập Packing List? 

Packing List nhằm xác định đúng quy cách đóng gói của hàng hoá xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Nội dung được ghi phải đảm bảo các tiêu chí dưới đây: 

• Số và ngày lập trùng khớp với thực tế
• Tên hàng và mã hàng phải mô tả chi tiết bằng hàng hoá 
• Đơn vị tính, trọng lượng và số lượng đúng theo lô hàng vận chuyển 
• Kích thước kiện hàng và quy cách đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn để tìm giải pháp tối ưu nhất 
• Thông tin bắt buộc cần có là Buyer và Seller rõ ràng, minh bạch. 

Câu hỏi thắc mắc liên quan đến Packing List đóng gói hàng hoá 

Phân biệt Packing List và Commercial Invoice như thế nào?

Với những ai chưa có kinh nghiệm xử lý chứng từ xuất nhập khẩu, việc phân biệt hai khái niệm này vô cùng khó khăn. Hình thức của hai loại giấy tờ này không có gì khác biệt bởi cùng dựa trên 1 mẫu duy nhất. 

Thông tin trên cả hai đều tương đồng với nhau. Tuy nhiên mỗi mục đều mang chức năng riêng biệt. Chính vì vậy, bạn cần phải tham khảo dữ liệu sở hữu đặc thù riêng theo từng loại. 

Thời điểm nào nên lập Packing List? 

Nguyên tắc làm hàng hoá xong phải ngay lập tức sử dụng Packing List. Vì khi hoàn thành việc đóng hàng mới có số liệu chính xác về số lượng cũng như mô tả bên trong. Chuyên viên có thể lập phiếu đóng gói trước khi đóng hàng với những đơn có tính chất lặp lại và thực hiện thường xuyên. 

Kết luận 

Như vậy chúng ta đã tìm hiểu xong về Packing List cũng như các vấn đề xoay quanh kiến thức và xuất nhập khẩu. Nắm rõ được các thông tin giúp khách hàng thuận lợi hơn trong việc vận chuyển hàng hóa quốc tế. Nếu bạn đang muốn kiếm dịch vụ xuất nhập khẩu uy tín, hãy gọi ngay cho Đại Phước Logistics.